Положение о политике обработки персональных данных клиентов
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора
ООО «Автолайтэкспресс»
07.07.2023 № 456-о
-
ООО “Автолайтэкспресс” (далее Общество) уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке в нашем Обществе и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Положения о политике в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) является одной из принимаемых Обществом, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-3 ”О защите персональных данных“ (далее — Закон).
Политика разъясняет субъектам персональных данных как и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (в отношении работников и бывших работников), а также пользователей интернет-сайта (в части cookie-файлов).Контакты ООО «Автолайтэкспресс»:
Юридический (почтовый) адрес:
220015, Республика Беларусь,
ул. Одоевского, д.117, пом. 23, г. Минск
УНП 190654467
Тел./факс +375 17 336 79 00.
Адрес в сети Интернет: www.autolight.by
E-mail: info@autolight.byПо вопросам, связанным с обработкой персональных данных, обращайтесь на электронный адрес: pdo@autolight.by.
-
ООО «Автолайтэкспресс» осуществляет обработку персональных данных в следующих случаях:
Цели обработки персональных данных Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке Перечень обрабатываемых персональных данных Правовые основания обработки персональных данных Срок хранения персональных данных Рассмотрение обращений, в том числе внесенных в книгу замечаний и предложений 1. Лица, направившие обращение 2. Иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, адрес места жительства (места пребывания), суть обращения, иные персональные данные, указанные в обращении Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 и абзац шестнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункт 1 статьи 3 Закона Республики Беларусь Об обращениях граждан и юридических лиц“). 5 лет с даты последнего обращения; 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений Предварительная запись на личный прием Лица, обращающиеся на личный прием Фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии), контактный телефон, суть вопроса Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона, пункт 7 статьи 6 Закона Республики Беларусь №300-3 от 18.07.2011”Об обращениях граждан и юридических лиц“) 1 год со дня предварительной записи на личный прием Оказание услуг почтовой связи (почтовая квитанция, список, адресный ярлык и др.) 1. Физическое лицо, являющееся отправителем или получателем.
2. Физические лица- представители юридических лиц.Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства и (или) контактный телефон, электронная почта, картсчет и иные данные указанные в Глава13, 15 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования" утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 М 1111 Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных Глава13, 15 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования" утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 N 1111, (абзац пятнадцатый, шестнадцатый статьи 6 Закона) 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, 10 лет, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась (пункт 197 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь). Организация оказания информационно консультационных услуг Лица, уполномоченные на подписание договора Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы лица, личная подпись, иные персональные данные (при необходимости) В случае заключения договора с юридическим лицом — обработка персональных данных, которая является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса) 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора. Заключение и исполнение всех видов договоров (за исключением трудовых договоров, контрактов) Лица, уполномоченные на подписание договора Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы лица, должность лица, подписавшего договор, иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости) 1. В случае заключения договора с физическим лицом — обработка на основании договора с субъектом персональных данных (абзац пятнадцатый статьи 6 Закона). 2. В случае заключения договора с юридическим лицом — обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса) 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет после окончания срока действия договора. Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц Физические лица, в том числе и представители юридических лиц Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания), суть обращения, иные сведения, указанные в обращении. А63. 20 ст. 6 Закона (ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. М 300-3 "Об обращениях граждан и юридических лиц") 5 лет (п. 97 Перечня) Осуществление административных процедур Заявители, третьи лица В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. М 200. Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый, абзац двадцать первый статьи 6; абзац шестнадцатый, абзац восемнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункт | статьи 3 Закона Республики Беларусь Об обращениях граждан и юридических лиц“, пункт 2 статьи 20 Закона об основах административных процедур). 5 лет (п. 100 Перечня) Рассмотрение претензий граждан и юридических лиц Граждане, в том числе представители юридических лиц Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания), банковские реквизиты заявителя претензии, суть претензии, иные сведения, указанные в претензии Приложение к Хозяйственному процессуальному кодексу Республики Беларусь, Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 М 1111 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования" (п. 165) абз. 20 ст. 6 Закона. 3 года (п. 77 Перечня) Проведение идентификации (верификации), составление анкет пользователей услуг почтовой связи в целях предотвращения легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения. Участники финансовых операций В соответствии с п.п. 87-1. Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования" Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 М 1111, статья 8. Закона Республики Беларусь от 30.06.2014 М 165-3 "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения" Аб3. 5 статьи 20 Закона Республики Беларусь "О защите персональных данных", Статья 8. Закона Республики Беларусь от 30.06.2014 М 165-3 "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения", п.п. 87-1. Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования"
Постановление Совета Министров
Республики Беларусь от 07.09.2004 N 11115 лет после прекращения действия договоров на осуществление финансовых операций в письменной форме. В случае отсутствия договоров — с дня осуществления финансовых операций (пункт 459 перечня типовых документов Национального архивного фонда РБ) Оформление первичных учетных документов подтверждающих совершение хозяйственных операций (приходные и расходные кассовые ордера, извещения банков, квитанции, товарные накладные, товарнотранспортные накладные, авансовые отчеты, акты сдачи-приемки, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, списки, описи, инвентарные карточки, журналы и др.) Клиенты, заказчики, поставщики, покупатели, физические лица - руководители организаций, уполномоченные лица юридических лиц - поставщиков/ продавцов, организа ций-покупателей, Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), данные документа, удостоверяющего личность доверенного лица (идентификационный номер, серия, номер, кем и когда выдан), личная подпись уполномоченных лиц в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 июня 2016 г. №58 "О формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной и порядке их заполнения". Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 М 38 "Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций". Пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь, (абз. 20 статьи Закона Республики Беларусь "О защите персональных данных"), Статья 10. Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 М 57-3 "О бухгалтерском учете и отчетности. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 М 38 (ред. от 26.09.2017) "Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операции: 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, 10 лет, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась (пункт 197 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь) Оказание услуг по договору на транспортно-экспедиционное обслуживание (оформление Бланка доставки ООО «Автолайтэкспресс» (заявка), заявки, «Реестр передачи грузов», гарантийного письма, Заказ на забор груза в вечернее время) Физические лица грузополучатели, физические лица - уполномоченные юридическим лицо являющимся грузоотправителем/грузополучателем. ФИО, телефон, электронный адрес и другие данные предусмотренные заключенным договором на транспортно-экспедиционное обслуживание. Абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса. 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, 10 лет, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась (пункт 197 перечня типовых документов Национального архивного фонда РБ). Использование пользователями онлайн сервисов ООО «Автолайтэкспресс» размещенных на сайте www.autolight.by включающий в себя размещение заявок, личный кабинет, заказ звонка, запрос на заключение договора. Физические лица, уполномоченные лица юридических лиц. ФИО; номер телефона; пол; паспортные данные, адрес электронной почты. Согласие ст. 5 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. М 99-3 "О защите персональных данных" (далее Закон) при регистрации личного кабинета, запроса на заключение договора, Абз 15 статьи 6 Закона при размещении заявок, работе в личном кабинете. 3 года - Персональные данные могут быть также использованы Обществом в статистических и маркетинговых целях после обязательного обезличивания таких персональных данных, в частности:
- - для подготовки сводных, периодических отчетов о своей деятельности;
- - для подготовки и дачи разъяснений по вопросам применения законодательства о персональных данных.
- Общество осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
- Общество не осуществляет передачу персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.
- Доступ к персональным данным клиентов предоставляется работникам уполномоченного лица только в объеме и на условиях, необходимых для исполнения договора между ООО «Автолайтэкспресс» и уполномоченным лицом (далее — иные лица). Справочник уполномоченных лиц ООО «Автолайтэкспресс»:
- - ООО «Хьюмен систем» - техническая поддержка программ «С Предприятие 8», «1С Предприятие 7.7». Республика Беларусь, 220089, г. Минск, ул. 3-я Щорса, д. 9, пом. 37;
- - ООО "Итач-софт" - техническая поддержка интернет сайта Общества и программного обеспечения «Битрикс 24». Республика Беларусь, г. Минск, пр-т Независимости, д. №172, пом.22;
- - СМС-ассистент — сервис для адресной SMS и Viber-рассылки в Беларуси, предоставляемый ИП Дубровской Еленой Валентиновной. Юридический адрес: г. Минск, пер. Паровозный, 14/2;
- - Bitrix24 — система управления бизнесом, предоставляемая ООО «1С-Битрикс». г. Минск, пр-т Победителей, д. 59, оф. 202.
- Трансграничная передача персональных данных клиентов Общества не осуществляется.
- Субъект персональных данных имеет право:
- На отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Общество обращалось к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на основании договора (при оказании услуг) либо в соответствии с требованиями законодательства (например, при проведении контроля либо рассмотрении поступившего обращения).
- На получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей:
- - место нахождения Общества;
- - подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица Обществом;
- - его персональные данные и источник их получения;
- - правовые основания и цели обработки персональных данных;
- - срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
- - наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
- - иную информацию, предусмотренную законодательством.
- Требовать от Общества внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные.
- Получить от Общества информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Обществом, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно.
- Требовать от Общества бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами.
- Обжаловать действия (бездействие) и решения ООО «Автолайтэкспресс», нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.
- Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Обществом, субъект персональных данных подает в Общество заявление в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия — также в форме, в которой такое согласие было получено) соответственно по почтовому адресу или адресу в сети Интернет, указанным в части пятой пункта 1 настоящей Политики. Такое заявление должно содержать:
- - фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
- - дату рождения субъекта персональных данных;
- - изложение сути требований субъекта персональных данных;
- - идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера — номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
- - личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных. Общество не рассматривает заявления субъектов персональных данных, направленные иными способами (е-тай, телефон, факс и т.п).
- За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, направив сообщение на электронный адрес: pdo@autolight.by